Para abordar la problemática de la Gestión Documental y de Información de las organizaciones hay que hacer algunas distinciones, es decir a que nos referimos con documentos e información. Actualmente se interpreta como la gestión de grandes volúmenes de documentos impresos en papel que siguen utilizando las empresas, para lo cual se buscan robustas soluciones de hardware (digitalización) y algún software que sea capaz de recibir y almacenar en carpetas estructuradas en función de la metadata asociada al documento.
Nuestra interpretación es más amplia y se refiere a la Gestión Documental y de Información de las organizaciones, donde los documentos impresos son una fracción de toda la información que requiere gestionarse. Además pensamos que la información (incluye la documentación impresa) es casi siempre producto de la ejecución de una actividad de algún proceso del negocio o de apoyo de la empresa.
Por lo tanto cuando hablamos de Gestión Documental y de Información, nos referimos a la gestión de procesos que la generan, de éste modo tenemos una mirada más sistémica de la problemática, buscando eficiencia y aporte de valor en la solución integral de la gestión documental. Es así como la solución pueda considerar transformar documentos impresos en formularios digitales o sencillamente ser eliminados si no aportan valor. Todo el hardware y software queda entonces condicionado al resultado de la gestión de los procesos que generan la documentación e información. Vea como Implantar la gestión documental global en una empresa
Si desea conocer las soluciones tecnológicas de apoyo a la Gestión de Procesos y Herramientas de gestión que ofrecemos a nuestros clientes, visítenos en Cowork.
¡Consultoras de procesos para empresas!