Los Procesos y la documentación
La documentación en papel o electrónico que utilizan las organizaciones corresponde a algún tipo de evidencia de una práctica de trabajo, que debe estar al servicio de los procesos para aportar a su productividad y su seguridad física y financiera.
Para migrar a un Sistema de Gestión Documental moderno, se trabaja sobre los procesos tal cual están (“as-is”) levantando toda la documentación que generan o requieren para su funcionamiento.
Parte de las conclusiones serán propuestas de ajustes rápidas de implementar (quick win) respecto de generación redundante de documentación en varios procesos, formas de aprovechar mejor la información que genera cada uno de los procesos y áreas asociadas, que pudieran ser útiles a otras áreas, sin que esto signifique rediseño.
Gestión documental moderna
El estado del arte permite administrar toda la documentación que requieren y/o generan los procesos de una organización en electrónico, ya sea un papel digitalizado, un archivo electrónico o la información llevada a un formulario electrónico, manteniendo cierta documentación en papel como respaldo si fuese necesario por requerimientos legales o por políticas internas.
Es importante distinguir dos tipos de documentos, aquellos que son las guías de trabajo (manuales, procedimientos, protocolos de trabajo, instructivos, formularios, etc.) y los registros o evidencia de la ejecución de las actividades. Los primeros tendrán que tener un control especial para asegurar que siempre se está utilizando la versión vigente (evitando defectos por utilización de documentos obsoletos), que sólo lo pueden modificar los responsables y no cualquier persona.
Hemos observado que cuando se intenta que los usuarios realicen gestión documental de forma autónoma, instalando cualquier gestor documental los resultados son pobres porque no se aprovechan las sinergias, solo algunos utilizan la herramienta y al final se trasforma en una extensión del escritorio personal. Nuestra propuesta es predefinir una estructura consensuada con los usuarios, que aproveche la sinergia que se producen entre los diferentes procesos con la ventaja de ser conocida por todos facilitando la búsqueda de información.
Proponemos la estrategia de gestión documental orgánica, en la cual, con una mirada holística, se predefine una estructura documental asociada a los procesos y áreas, con o sin flujos de trabajo, donde todos y cada uno de los documentos tiene un espacio predefinido y único. De éste modo la información pasa a ser de la organización porque todos saben donde dejar la información que generan y donde buscar la que necesitan.
El levantamiento que permitirá la identificación de la documentación a gestionar, se realizará siguiendo los diferentes procesos o subprocesos de las áreas
Workflow (Automatización de procesos y su evidencia)
Preferimos el término de automatización de procesos porque es más amplio, workflow se asocia solo con el flujo de documentos y proponemos hablar de evidencia de las actividades de las personas como parte de una práctica de trabajo, por lo tanto el flujo de documentos va siempre ligado al flujo del proceso y si aplicamos tecnología, estamos automatizando el proceso, dentro del cual habrá un flujo documental. Además, ésta definición nos permite transformar documentos en formularios electrónicos y de ésta forma se administra información en el flujo del proceso cuando sea más eficiente de ésta forma.
Los procesos son actividades rutinarias y cíclicas, que generalmente se gatillan por evento o por plazos. A modo de ejemplo, una venta es un evento que activa el proceso de compra a través de un elemento que tiene asociada mucha información en forma de metadata o formularios o de documentos o archivos como son las Cotizaciones, Orden de Pedido, guía de despacho y otros que permiten tener trazabilidad del elemento. Lo mismo con la facturación de la venta del mes al cliente, que se activa una vez al mes y a partir de todos los despachos se genera un documento que es la Factura del mes. Los ciclos de generación de la documentación están asociados a los procesos y sus elementos o instancias, venta se genera por solicitud y la factura una vez al mes. Si observan, estamos hablando indistintamente de flujo de documentos y procesos.
En términos generales la mayoría de las organizaciones tienen cubierta la gestión de la información asociada a los procesos “transaccionales” con los ERP, CRM, sw para RRHH y otros específicos, aunque no siempre sus flujos de procesos consideran poder adjuntar toda la evidencia en documentos internos o externos que dan trazabilidad a los elementos del proceso. Queda un amplio universo de procesos “no transaccionales” que requieren de la administración en cuanto a flujos de trabajo como a administración de la documentación asociada, todo esto corresponde al ámbito de la gestión documental que nos convoca.
De la manera que proponemos levantar los procesos y su información, la documentación quedará asociada a un proceso, el cual, según criterios a definir de común acuerdo, su criticidad para ser incorporados (automatizados) a la gestión documental del proyecto.
Clasificación de los Documentos
En la medida que se levante la documentación, se realizará su clasificación para poder definir cómo se incorporará al sistema de gestión documental. Algunos de los parámetros que se considerarán son:
Si es Interno o Externo
Si existe en Papel o Electrónico
Si tiene requisitos Legales o normativos internos.
Si es o conviene transformarlo en Formulario o dejarlo en Digital
Si tiene Caducidad o es Perecible.
Saber a qué proceso pertenece y quien es su responsable
Cantidad de documentos que existen y la periodicidad con que se genera
Saber si el documento requiere versionamiento
Cuantas personas utilizan éste documento (quien lo guarda y quienes tienen acceso)
Se construye entre varios
A partir de ésta información se puede definir:
Que documentos en papel o electrónico se eliminan, no se trasladan ni se guardan en el futuro.
Que documentos requieren ser guardados en papel
Que documentos en electrónico se migrarán
Que documentos requieren de historial
Que documentos se digitalizarán
Que documentos se incorporarán a los flujos
Que documentos se incorporarán al Sistema de Gestión Documental.
Estructura del Sistema de Gestión Documental
Analizados los resultados del levantamiento y la clasificación de la documentación, se elabora una propuesta de estructura del Sistema de Gestión Documental, que considera:
Los procesos críticos a incorporar a los flujos del Sistema o automatizar y su respectiva documentación e información asociada
Los repositorios ordenados en base a los procesos para el resto de la documentación e información que se considera de utilidad.
Un ejemplo de estructura para la información en base a macroprocesos, procesos y todo esto con accesos por áreas, donde los procesos son transversales a las áreas, es decir varias áreas pueden participa de un proceso, ya sea interactuando o solo accediendo a su información:
Beneficios de la Gestión documental orgánica
La documentación se transforma en un capital valioso para la organización
Implantar un sistema de gestión documental, acelera todos procesos de una empresa, asegurando la calidad y seguridad tanto legal como física, mejorando su competitividad.
El Sistema archiva toda la documentación procedente de diversas fuentes, lo cual permite en muchos casos,iniciar procesos de forma manual o automática.
Facilita el cumplimiento de normas, leyes y estándares de los procesos.
Acceso a todos los documentos de los diferentes departamentos independientemente de su ubicación y de la fuente de datos.
Automatización de los procesos de documentos relacionados con los procesos facilita la reducción de errores y tiempos.
Mantener registro permanente de las actividades, con capacidad de control en tiempo real (alertas)
Capacidad de gestionar en base a resultados en cuanto a cumplimiento de calidad y plazos.
Mejora la seguridad jurídica y financiera al disponer de trazabilidad documental de los procesos.
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Guillermo Jofré Ibáñez - Director Técnico
